Jak nie przespać targów? O czym należy pamiętać, aby udział w targach był owocny?
Poprzednie artykuły naszej serii dotyczyły analizy sytuacji firmy w kontekście podejmowania decyzji o udziale w konkretnych targach handlowych oraz przygotowań w firmie przed wyjazdem na targi.
W tym artykule zamieszczamy wskazówki dotyczące działań przedstawicieli firmy już w trakcie targów i po ich zakończeniu.
Odpowiedzialność za funkcjonowanie stoiska na targach
Ważne jest, aby jeden z przedstawicieli firmy został wyznaczony do pełnienia zadań związanych z nadzorem nad stoiskiem. Jego zadaniem będzie sprawdzenie, czy stoisko zostało prawidłowo wykonane, czy wszystko jest na swoim miejscu. Osoba ta rozdziela następnie konkretne zadania pomiędzy personel zaangażowany do obsługi stoiska. W trakcie targów wita najważniejszych gości, a także pomaga pozostałym pracownikom w prowadzeniu rozmów z klientami. Jest w stałym kontakcie z siedzibą firmy.
Niezbędne jest poinstruowanie wszystkich osób odpowiedzialnych za kontakt z klientami na stoisku o celach, które przedsiębiorstwo zamierza osiągnąć poprzez udział w targach, o warunkach sprzedaży i cenach, o grupie docelowych klientów, o zasadach dotyczących zbierania danych o klientach.
Poczęstunek
Nawet na najmniejszym stoisku, w celu budowania wizerunku firmy i tworzenia przyjaznej atmosfery, warto zorganizować poczęstunek dla gości. Może być zupełnie symboliczny – przekąski, ciasteczka, napoje. Zawsze dobrym pomysłem jest włączenie produktów, z których słynie region w którym usytułowana jest nasza firma. Jeżeli mamy odpowiednie warunki, dobrze jest zaproponować klientom, z którymi prowadzimy rozmowy, kawę lub inne napoje. Może to pomóc stworzyć lepsze warunki do dłuższej rozmowy, nawiązania bliższego kontaktu.
Zbieranie danych o klientach
Nawiązanie nowych kontaktów biznesowych jest jednym z najważniejszych celów wielu wystawców. Z tego względu warto wykorzystać targi do utworzenia bazy potencjalnych partnerów. Personel stoiska powinien poprosić gości, którzy są zainteresowani naszymi produktami, o zostawienie swoich danych, w celu późniejszego nawiązania kontaktu. Aby ułatwić to zadanie warto przygotować wcześniej gotowe formularze, które będą wypełniane w czasie targów. Jeżeli mamy taką możliwość, wprowadzanie danych bezpośrednio w formie elektronicznej jest jeszcze lepszą opcją. Warto zapisać jak najwięcej informacji (kraj pochodzenia, funkcja osoby odwiedzającej stoisko w firmie, produkty lub usługi, którymi jest zainteresowana, obszar zainteresowania, problemy, pytania, ustalony sposób dalszego kontaktu – przesłanie informacji o firmie, przesłanie listy cen, próbek produktów).
fot: IFEMA, Feria de Madrid
Działania po zakończeniu targów
Analiza nawiązanych kontaktów
Po zakończeniu targów, tak szybko jak to możliwe, powinien być nawiązany ponowny kontakt z firmami, które zainteresowały się naszą ofertą na targach:
- Wysyłamy listy z podziękowaniem za odwiedzenie naszego stoiska.
- Wysyłamy materiały informacyjne, listy cen, próbki towarów, zgodnie z ustaleniami, które zostały dokonane na targach.
- Ustalamy termin spotkania, rozmowy telefonicznej, itp.
- Powiadamiamy o pracownikach naszej firmy, którzy będą się z tymi firmami w przyszłości kontaktować.
Warto także skontaktować się z osobami, które zostały przez nas zaproszone do odwiedzenia naszego stoiska na targach, ale tego nie zrobiły. Jest to okazja, aby przesłać im informacje o wystawianych przez nas produktach, o nowościach i zaproponować dalszy kontakt.
Follow – up......Podsumowanie udziału w targach
Po zakończeniu targów każda firma chce ocenić, czy targi zakończyły się sukcesem. W niektórych przypadkach analiza ta jest dość prosta – być może podpisaliśmy wiele umów sprzedaży, mamy zagwarantowany zbyt naszych produktów w najbliższych miesiącach, nawiązaliśmy wiele cennych kontaktów na przyszłość.
W niektórych sektorach, w przypadku towarów bardziej kompleksowych, nowatorskich, umowy nie są podpisywane od razu. Niezbędne jest utrzymywanie kontaktów nawiązanych na targach, negocjowanie warunków, może nawet modyfikacja naszych produktów, aby spełniły oczekiwania potencjalnych klientów.
Korzyść z targów to nie tylko zyski z nowych zamówień i zawartych umów. Musimy pamiętać, że udział w targach przynosi naszej firmie wiele innych korzyści: większą rozpoznawalność marki, umocnienie pozycji na rynku, śledzenie rozwoju rynku, nowości, zapoznanie się z ofertami konkurencji, itd.
Analiza korzyści, jakie odniosła nasza firma na targach powinna pomóc w podjęciu decyzji o udziale w kolejnych targach handlowych, ewentualnie zmodyfikować nasze plany dot. wielkości stoiska, personelu biorącego udział w targach. Nasza firma jest bogatsza o doświadczenia, które przybliżają ją do sukcesu na rynku!
Artykuł powstał na podstawie publikacji: Successful Participation in Trade Fairs, AUMA Practice 2016
