Przygotowanie do udziału w targach hadlowych
Po dokładnej analizie celów naszej firmy i podjęciu decyzji o udziale w konkretnych targach handlowych (polecamy artykuł: http://www.bizneswhiszpanii.pl/rozwoj-firmy-news/zeby-udzial-w-targach-byl-sukcesem) należy rozpocząć przygotowania do wyjazdu na targi.
Wizyta na targach jako odwiedzający
Jeżeli będziemy uczestniczyli w targach jako odwiedzający, warto z odpowiednim wyprzedzeniem kupić lub zarezerwować bilet na targi. W wielu przypadkach wejście na targi jako gość jest bezpłatne (należy jednak z wyprzedzeniem zarezerwować bezpłatny bilet). W sytuacji, gdy za bilet trzeba zapłacić, najczęściej cena biletu kupowanego wcześniej jest dużo korzystniejsza niż ta, którą trzeba by uiścić w momencie rozpoczęcia targów.
Warto wcześniej zapoznać się z listą firm – wystawców, aby zaplanować odwiedzenie w pierwszej kolejności tych stoisk, na których nam najbardziej zależy. Uczestnicząc w targach mamy możliwość wzięcia udziału w wielu wydarzeniach towarzyszących – w konferencjach, dyskusjach, prezentacjach nowości. Zapoznajmy się z programem tych wydarzeń wcześniej, aby nie ominąć żadnego z interesujących nas punktów.
Pozostają także kwestie organizacyjne – bilety na samolot, rezerwacja noclegów (z dobrym dojazdem do obiektów targowych).
Organizacja własnego stoiska targowego
Dużo większym wyzwaniem jest uczestnictwo w targach jako wystawca. Dobrze, jeżeli mamy na przygotowanie naszego udziału w targach nawet kilka miesięcy.
Budżet
Planując budżet przeznaczony na określone targi handlowe musimy mieć na względzie wiele rodzajów wydatków. Najważniejsze z nich będą obejmowały:
- Wynajęcie stoiska, wyposażenie stoiska, zapewnienie mediów
- Projekt, zabudowa i wystrój stoiska
- Personel obsługujący gości (hostesy, tłumacz, inni tymczasowi pracownicy)
- Materiały promocyjne (gadżety dla gości, ulotki, reklama w wydawnictwie targowym, tłumaczenie materiałów)
- Podróż, zakwaterowanie na czas targów przedstawicieli firmy, wydatki reprezentacyjne (podczas ewentualnych spotkań z kontrahentami)
- Transport produktów (w tym ubezpieczenie)
Organizacja
Zadania do wykonania:
- Wyznaczenie osoby w firmie odpowiedzialnej za koordynację przygotowań do udziału w targach i osób odpowiedzianych za realizację poszczególnych zadań.
- Zapoznanie się z dokumentacją organizatorów targów dot. zasad udziału, budowy stoisk, terminów.
- Podjęcie decyzji o wielkości, umiejscowieniu i zabudowie stoiska.
- Przygotowanie materiałów promocyjnych.
- Zapewnienie wsparcia zewnętrznego (tłumacze, hostessy, itp.).
- Rejestracja udziału w targach (wynajęcie stoiska, skorzystanie z oferty organizatorów dot. zabudowy, jeżeli firma nie przewiduje zabudowy organizowanej samodzielnie, wyposażenia, itp.).
- Przygotowanie wyjazdu - bilety, hotele, transport produktów.
- Przygotowanie stoiska, zadbanie o wyróżniający się ubiór osób reprezentujących firmę (aby łatwo można je było odróżnić od odwiedzających).
Kilka wskazówek dotyczących stoiska targowego
Wielkość i charkter stoiska musza wynikać z tego, jakie produkty będzie prezentować firma. Zależy to od celu przedsiębiorstwa. Jeżeli celem jest zwiększenie sprzedaży, warto zaprezentować jak największy zakres oferowanych towarów. Jeżeli celem jest zaprezentowanie nowości, np. innowacyjnego, specjalistycznego produktu, warto zadbać, aby właśnie ten produkt był wyeksponowany, aby można go było uruchomić i zaprezentować jego możliwości, zaawansowanie techniczne, design.
Aby zadecydować o tym jakie produkty prezentować warto sobie odpowdziedzieć na następujące pytania:
- Które z moich produktów są rzeczywiście nowatorskie?
- Jakie mają cechy, które odróżniają je od konkurencji?
- Czy chcę przedstawić cały zakres produkowanych towarów czy tylko wyselekcjonowane modele?
- Jakie cechy prezentowanych produktów chcę podkreślić?
- Jaki przekaz będzie płynął z banerów, video i innych nośników na moim stoisku?
- Czy mogę zaprezentować praktyczne użycie produktu? (czy potrzebna mi energia elektryczna, ile miejsca porzebuję).
Każde stoisko musi mieć wygospodarowaną część na prezentację produktów, na spotkania z kontrahentami i część pomocniczą. O ich wielkości i wyglądzie decyduje charakter wystawianych towarów i cel, z którym przyjeżdżamy na targi.
Stoisko targowe – wizytówką firmy
Stoisko musi odpowiadać charakterowi marki i prezentowanym towarom. Oczywiście zawsze musi być w perfekcyjnym stanie technicznym. I musi przyciągać gości! Pamiętajmy, że stoisko handlowe będzie wizytówką naszej firmy!
Obsługa stoiska
Sukces udziału w targach w dużej mierze zależy od osób reprezentujących firmę podczas targów – od ich motywacji, zaangażowania i aktywności zależy, czy zostanie nawiązanych wiele kontaktów, czy zostaną podpisane konkretne umowy handlowe. W zależności od możliwości firmy i celów, jakim służyć ma udział w targach, warto rozważyć udział w nich następujących osób:
- przedstawiciel dyrekcji firmy
- osoba koordynująca udział w targach
- sprzedawcy (warunki sprzedaży, dostaw, itp.)
- osoba odpwiedzialna za sprzedaż eksportową (w przypadku targów międzynarodowych)
- tłumacz
- osoba odpowiedzialna za komunikację (kontakty z prasą)
- personel dodatkowy (sprawy biurowe, np. prowadzenie rejestru nowych kontaktów, catering,sprzątanie)
Aby każda z tych osób dobrze wypełniła swoje zadania, niezbędne jest przeprowadzenie krótkiego treningu przed targami, zapoznania wszystkich z ustalonymi przez dyrekcję firmy celemi udziału w targach, poinformowania wszystkich uczestników o zakresie ich odpowiedzialności.
Gdy wszystko jest ustalone i gotowe z niecierpliwością czekamy na targi! Powodzenia!
Artykuł powstał na podstawie publikacji: Successful Participation in Trade Fairs, AUMA Practice 2016
